Sie sind Verwerter künstlerischer Leistungen und die Künstlersozialkasse (KSK) oder die Deutsche Rentenversicherung (DRV) hat nun eine Betriebsprüfung bei Ihnen angekündigt? In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen einen Überblick geben, worum es bei dieser Betriebsprüfung durch die KSK oder DRV geht und worauf Sie achten sollten.

1. Warum darf die KSK/DRV Sie eigentlich prüfen?

Rechtsgrundlage für die Durchführung der Betriebsprüfung hinsichtlich der Künstlersozialabgabe ist § 35 KSVG i.V.m. § 28p Abs. 1a SGB IV. Die Details einer KSK-Betriebsprüfung sind in der KSVG-BÜVO geregelt. Dort ist gesetzlich festgelegt, wie, wann und wo genau solch eine Betriebsprüfung hinsichtlich der Künstlersozialabgabe durchgeführt wird und welche Unterlagen Sie als Unternehmen vorlegen müssen.

Die DRV prüft die Unternehmen, die eigene Mitarbeiter beschäftigen. Die KSK prüft i.d.R. die Verwerter ohne eigene Mitarbeiter.

2. Was genau prüft die KSK hinsichtlich der Künstlersozialabgabe?

Die Künstlersozialkasse (oder die DRV) wird überprüfen,

• ob Sie überhaupt der grundsätzlichen Abgabepflicht nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG) unterliegen (also sog. Verwerter künstlerischer Leistungen sind) und
• ob Sie als abgabepflichtiges Unternehmen die Künstlersozialabgabe in der richtigen Höhe abgeführt haben.

Hierzu wird die KSK die Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Aufzeichnungen, die die Grundlage für Ihre Meldungen an die KSK war, überprüfen. Denn Sie als abgabepflichtiges Unternehmen sind gem. § 28 KSVG verpflichtet, Aufzeichnungen über die an selbstständige Künstler und Publizisten gezahlten Entgelte zu führen.

Gemäß § 7 KSVG-BÜVO sind Sie verpflichtet die folgenden Unterlagen vorzulegen, sofern die KSK dies von Ihnen verlangt:

• die Aufzeichnungen nach § 28 KSVG: gemeint sind damit eine listenmäßige Übersicht, welche Honorare Sie an selbstständige Künstler/Publizisten gezahlt haben  
• die Verträge, die über künstlerische oder publizistische Werke oder Leistungen abgeschlossen worden sind, d.h. alle künstlerischen oder publizistischen Leistungen, die Sie für Ihr Unternehmen extern eingekauft haben
• alle zum Rechnungswesen gehörenden Geschäftsbücher und sonstigen Unterlagen, aus denen sich die Inanspruchnahme von künstlerischen oder publizistischen Leistungen ergibt, sowie die gezahlten Honorare, die Sie an Künstler, Publizisten oder auch dritte Unternehmen (wie Agenturen) geleistet haben
• Meldungen an andere Sozialversicherungsträger
• Auszüge aus den Prüfberichten der Finanzbehörden und die Prüfungsmitteilungen der Versicherungsträger

Die Unterlagen dürfen aber nur angefordert werden:

„soweit die Vorlage für die Feststellung der Abgabepflicht, der Höhe der Künstlersozialabgabe, der Versicherungspflicht oder der Höhe der Beiträge oder Beitragszuschüsse erforderlich ist.“ gem. § 7 KSVG-BÜVO.

Praxistipp! Achten Sie also darauf, nur solche Unterlagen vorzulegen, die auch wirklich relevant für die Künstlersozialabgabe sind. Hier gilt der Grundsatz: Weniger ist Mehr! Hinterfragen Sie immer kritisch, ob die Unterlagen, die von Ihnen gefordert werden, auch tatsächlich Aussagekraft für die KSK haben oder ob die KSK/DRV ggf. ins Blaue hinein Unterlagen einsehen will.

3. Wie läuft die Betriebsprüfung ab?

Die Betriebsprüfung kann wie folgt durchgeführt werden gem. § 1 Abs. 2 KSVG-BÜVO:

• schriftlich
• im elektronischen Verfahren
• oder in Form einer Außenprüfung in den Geschäftsräumen Ihres Unternehmens oder aber in der von Ihnen beauftragten Steuerberatung/Rechtsanwaltskanzlei

Standardmäßig wird die KSK die für die Prüfung erforderlichen Unterlagen aber zunächst auf schriftlichem Wege anfordern.

Umfang und Ergebnis der Prüfung werden zum Abschluss in einem Prüfbericht festgehalten gem. § 12 KSVG-BÜVO. Sie haben die Möglichkeit, gegen die Entscheidungen der KSK oder DRV Rechtsmittel einzulegen, zunächst den Widerspruch und sollte dieser erfolglos bleiben, Klage vor dem Sozialgericht. 

Praxistipp! Idealerweise werden aber sämtliche Streitpunkte bereits in der Betriebsprüfung geklärt, um ein aufwendiges Rechtsschutzverfahren zu verhindern.

Praxistipp! Welche der von Ihnen eingekauften Leistungen der Künstlersozialabgabe unterliegen und welche nicht, darüber lässt sich juristisch vortrefflich streiten. Gerade in neuartigen Fällen (z.B. in Zusammenhang mit der Plattform Fiverr.com) sollten Sie von sich aus frühzeitig bei der KSK anfragen, ob und aus welchem Grund die Künstlersozialabgabe erhoben wird. So können Sie früher einen rechtsmittelfähigen Bescheid erwirken und Ihre ggf. gegenteilige Rechtsauffassung durchsetzen, anstatt erst im Rahmen einer Betriebsprüfung gegen eine hohe Nachzahlung gerichtlich vorgehen zu müssen.

4. Welche Möglichkeiten haben Sie, auf die Betriebsprüfung Einfluss zu nehmen?

Selbstverständlich müssen Sie Ihren Auskunftspflichten im Rahmen der Betriebsprüfung nachkommen. Verstoßen Sie gegen die Vorlage-, Aufzeichnungs- oder Meldepflicht kann die KSK dies als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 50.000 EUR ahnden gem. § 36 Abs. 2 und 3 KSVG.

Machen Sie darüber hinaus falsche Angaben im Rahmen der Betriebsprüfung, kann eine bereits abgeschlossene Betriebsprüfung später erneut durchgeführt werden (siehe meinen ausführlichen Blogbeitrag hierzu).

Nichtsdestotrotz sollten Sie aber natürlich auch Ihre Rechte wahren. Folgende Handlungsempfehlungen kann ich Ihnen daher geben:

• Ist möglicherweise hinsichtlich der geprüften Jahre oder einer Nachforderung der Künstlersozialabgabe schon Verjährung eingetreten?
• Hat für den Prüfungszeitraum möglicherweise schon eine Prüfung durch die DRV oder KSK stattgefunden und jetzt möchte die jeweils andere Behörde nochmals prüfen? In diesem Blogbeitrag finden Sie eine ausführliche Fallbeschreibung, wenn die DRV eine bereits abgeschlossene Betriebsprüfung hinsichtlich der Künstlersozialabgabe wieder aufmachen möchte.
• Akteneinsicht beantragen, um in Erfahrung zu bringen, aus welchem Grund Sie geprüft werden und über welchen Kenntnisstand die KSK oder DRV bereits verfügt
• Wenn Sie aufgefordert werden detaillierte Unterlagen vorzulegen, prüfen Sie sehr genau, welche Unterlagen Sie vorlegen müssen und welche nicht. Legen Sie nur diese Unterlagen vor, die von Ihnen verlangt werden und gehen Sie hier nicht mit dem Gießkannenprinzip vor. Das kann zu einer längeren und vertieften Betriebsprüfung führen!
• Bitte halten Sie alle von der KSK/DRV gesetzten Fristen ein oder beantragen Sie rechtzeitig eine Fristverlängerung!
• Dazu gehört auch, ignorieren Sie bitte nicht die Schreiben der KSK oder DRV! Die Augen vor einer anstehenden Betriebsprüfung zu verschließen, verschlimmert die Sachlage nur. Wenn Sie sich frühzeitig als zuverlässig und kooperativ zeigen, kann das die Betriebsprüfung von Anfang positiv beeinflussen.

5. Sie brauchen rechtliche Unterstützung oder Sie sind Steuerberater/in? 

Wenn Sie unsicher sind, welche Auswirkungen die aktuelle Betriebsprüfung auf Ihr Unternehmen haben wird, kontaktieren Sie mich natürlich jederzeit.

Das sagen Mandanten über meine Arbeit auf anwalt.de und Google.

Sie sind Steuerberater/in und benötigen fachliche Unterstützung zu Rechtsfragen des Künstlersozialversicherungsgesetzes? Kontaktieren Sie mich gerne! Ich freue mich immer über den fachlichen Austausch und bin auch immer an der Erweiterung meines Steuerberaternetzwerkes interessiert!

Um meine Mandanten optimal betreuen zu können, vernetze ich mich gerne mit Steuerberatern, die die steuerlichen Deklarationspflichten für meine Mandantschaft übernehmen können und Interesse an einem fachlichen Austausch haben.

Ihre Rechtsanwältin
Romy Graske