I. Warum Corona uns lehrt, wie sinnvoll Digitalisierung ist

Wir arbeiten für Euch. Bleibt bitte zu Hause.

#wirbleibenzuhause

#stayhome

So oder so ähnlich liest man es in Bildposts zurzeit auf Social-Media-Kanälen. Die Aussage soll übersetzt heißen: Wir arbeiten in systemrelevanten Berufen und können kein Homeoffice machen. Für alle die, die es aber können – arbeitet bitte von zu Hause aus, um Euch und uns alle zu schützen.

Ein berechtigter und sinnvoller Aufruf von Vertretern systemrelevanter Berufe wie Ärzten, Krankenschwestern und Pflegekräften.

Doch was ist mit Rechtsanwälten?

Tatsächlich liest man dieser Tage auch solche Aufrufe von Anwälten. Ja sogar der Deutsche Anwaltverein machte jüngst in einer Pressemitteilung darauf aufmerksam, dass auch der Anwaltsberuf ein systemrelevanter Beruf sei und die Durchsetzung des Rechts daher nicht einfach auf Pause gesetzt werden könne. 

Doch während Ärzte und Pflegekräfte ihre Patienten nicht per E-Mail und Telefon gesund pflegen können, sieht es bei Anwälten schon ganz anders aus. Man könnte es schon fast als traurig bezeichnen, dass wir erst eine weltweite Pandemie brauchen, damit Arbeitgeber, Unternehmen und auch Juristen die Möglichkeit und Vorzüge des Home-Office zu verstehen lernen.

Wo die Krise jetzt aber schon einmal da ist, dürfen wir uns dann aber zumindest auch über positive Begleiterscheinungen freuen. Die Coronakrise bietet der bisweilen noch leicht papierverliebten Anwaltsbranche und Justiz die Möglichkeit, auf zu neuen Ufern zu schwimmen. Das Home-Office für Anwälte ist eine kleine aber bedeutende Begleiterscheinung der Digitalisierung, die im Jahr 2020 mehr als überfällig ist.

Deshalb möchte ich nachfolgend einmal 7 Argumente zusammenfassen, warum gerade der Anwaltsberuf dazu prädestiniert ist, sich zu digitalisieren:

1. Digitale Post – Die papierlose Rechtsanwaltskanzlei

Der Anwaltsberuf besteht – entgegen der nicht ganz realistischen Darstellung in Anwaltsserien aus Hollywood – zu großen Teilen aus Schriftstücken. Schreiben vom Gericht und Behörden, E-Mails von Mandanten und viele Telefonate, das ist der übliche Anwaltsalltag.

Erfreulicherweise haben wir seit 2016 eine Art E-Mail-Postfach für Anwälte, das sog. „besondere elektronische Anwaltspostfach“ – kurz beA. 

Dieses elektronische Postfach ermöglicht es uns, unsere Schriftsätze als PDF-Datei an Gerichte und teilweise sogar schon an Behörden zu schicken, quasi wie eine E-Mail nur technisch komplizierter.

Die Idee hinter dem Programm ist schlichtweg großartig!

Die Umsetzung oder vielmehr die Usability des beA lässt noch viele Wünsche offen und könnte sich mehr an der Schlichtheit und Nutzerfreundlichkeit von Apple-Produkten orientieren, aber der Anfang ist gemacht.

Was noch fehlt? Dass alle Behörden, Finanzämter, Gerichte und Anwälte, ja sogar Unternehmen über ein einheitliches digitales Postfach miteinander kommunizieren könnten. Nie mehr müsste ein Brief in Papierform ausgedruckt und verschickt werden. Ein Sekretariat in einem physischen Büro an einem bestimmten Ort wäre überflüssig. Das Sekretariat kann von zu Hause aus betrieben werden.

Ich habe mich dieser digitalen papierlosen Kanzleiarbeit von Beginn an verschrieben und nutze daher soweit es möglich ist das beA, Online-Fax, E-Mails und Telefonie. Es ermöglicht uns allen in der Kanzlei ein ortsunabhängiges Arbeiten. Je mehr Kollegen, Gerichte und Behörden mitmachen bei der digitalen Kommunikation, desto ortsunabhängiger werden wir alle!

Gerade in Zeiten von Corona zeigt sich, dass diese Form der Kanzleiorganisation die eigene Existenz sichern kann:

• Wer keine teuren Kanzleiräume an einer prestigeträchtigen Adresse zu finanzieren hat, ist flexibel und kann selbst Ausnahmezustände wie eine Pandemie gut verkraften, wenn die monatlichen Verwaltungskosten gering sind.
• Home-Office ist in einer papierlosen digitalisierten Kanzlei zu jeder Zeit ohne Probleme möglich und trägt dazu bei, dass sich Mitarbeiter in Grippezeiten (oder einer Pandemie) nicht untereinander anstecken können.
• Es gibt keine (weiten) täglichen Anfahrtswege durch den morgendlichen Berufsverkehr für die Mitarbeiter. Mitarbeiter sparen wertvolle Lebenszeit, die sie noch nicht einmal bezahlt bekommen. Sie verlieren auch ihre Jobs nicht, weil sie auch in Zeiten von Corona weiter von zu Hause aus arbeiten können.
• Home-Office dient der Gesellschaft, weil es zu einer massiven Reduzierung des Berufsverkehrs führt. Unserer Umwelt kommt es erst recht zu Gute.

In einer digitalen papierlosen Kanzlei kann jeder, vom Sekretariat bis zum Anwalt von zu Hause aus arbeiten.

2. Gerichtsverhandlungen per Videokonferenz

Viele Gerichtsverhandlungen finden schon heute nur noch im schriftlichen Verfahren statt, das heißt eine mündliche Verhandlung wird gar nicht mehr durchgeführt. Das ist in vielen Fällen auch richtig, denn oftmals kommt es auf Rechtsfragen oder Tatsachenfragen an, die sich ohne Weiteres aus der Auslegung von Dokumenten ergeben.

Selbst wenn doch einmal die Durchführung einer mündlichen Verhandlung notwendig ist, hat der Gesetzgeber schon im Jahr 2001 (!) eine Regelung eingeführt, die es den Gerichten ermöglichen würde, Gerichtsverhandlungen per Videokonferenz durchzuführen.

Nach meiner bisherigen Erfahrung wird hiervon aber nur äußerst selten Gebrauch gemacht, was ich sehr bedauere. In einem meiner Videoblogs habe ich dieses Thema schon einmal aufgegriffen und näher beschrieben.

Doch früher oder später müssen sich Gerichtsverhandlungen per Videokonferenz durchsetzen, weil die Vorteile einfach nicht wegargumentiert werden können:

• Weite Anfahrtswege durch das ganze Land für eine 30-minütige Gerichtsverhandlung werden vermieden, das dient unserer Umwelt.
• Muss der Anwalt nicht einen ganzen Arbeitstag lang anreisen, spart das dem Mandanten enorm viel Geld und dem Anwalt wertvolle Arbeitszeit.
• Gerade Rechtsstreitigkeiten mit kleinen Streitwerten (wie oftmals im Verbraucherrecht) könnten Anwälte auch deutschlandweit übernehmen, weil sie eben nicht einen ganzen Arbeitstag lang anreisen müssen. Dies würde gerade Verbrauchern zu Gute kommen. Denn gerade im Verbraucherrecht werden Prozesse oftmals deshalb nicht geführt, weil die Anwaltskosten zu hoch werden könnten.
• Der Mandant kann sich seinen Anwalt deutschlandweit aussuchen und zwar den, der sich auf das Rechtsthema am Meisten spezialisiert hat. Er „muss“ nicht den Anwalt um die Ecke beauftragen nur um das Prozesskostenrisiko so gering wie möglich zu halten. Das würde außerdem dazu führen, dass die Konkurrenz unter Anwälten weiter steigt, weil sie überörtlich miteinander „konkurrieren“ und das muss die Qualität der Rechtsberatung steigern, wovon Mandanten zwangsläufig profitieren.

In besonders sensiblen Angelegenheiten wie Familien- oder Strafsachen mag eine persönliche Verhandlung von Mensch zu Mensch noch geboten und notwendig sein. Überhaupt geht es nicht darum, dauerhaft ein „social distancing“ zu etablieren. Aber in vielen zivil- und verwaltungsrechtlichen Streitigkeiten gibt es aus meiner Sicht keinen nachvollziehbaren Grund, Gerichtsverhandlungen nicht zu großen Teilen per Videokonferenz durchzuführen.

Hier braucht es neben einer ausreichend starken deutschlandweiten (!) Internetverbindung vor allem eins: Gerichte und Rechtsanwälte müssen es wollen und mein Eindruck ist, vor allem hieran scheitert es noch oftmals.

3. Mandatsakquise online statt mit goldenem Türschild

Früher kam es darauf an, als Kanzlei an einer „guten“ Adresse zu sitzen, mit goldenem Türschild, frei nach dem Motto: Wer sich hier einen Kanzleisitz leisten kann, muss ein erfolgreicher und damit guter Anwalt sein.

Diese Zeiten sind bald vorbei. Spätestens wenn die Generation Y in Führungsetagen aufgestiegen ist oder zu langjährigen Unternehmensinhabern von mittelständischen Unternehmen herangewachsen sind, wird es auf etwas ganz anderes ankommen als das goldene Türschild, nämlich die Präsenz der Kanzlei im Internet, heißt: YouTube, Facebook, Instagram und die eigene Homepage.

Wie stellt sich die Kanzlei im Internet da? Wie sind die Bewertungen der Kanzlei? Was sagen Follower? Was steht in den Kommentaren?

Was einst das goldene Türschild am Ku‘damm war, ist heute die Abonnentenzahl auf YouTube. Die Visitenkarte wird durch die Website ersetzt. All das lässt sich bequem ortsunabhängig aufbauen, doch der Aufbau dieser Kanäle ist alles andere als bequem. Wer das als Kanzlei schafft, gewinnt wiederum örtliche Unabhängigkeit. Es kommt nicht mehr darauf an, an welchem Ort die Kanzlei sitzt, es kommt nur noch darauf an, ob die Kanzlei im Internet die für sie relevante Zielgruppe erreicht und schlussendlich gute Arbeit leitest.

4. Online-Akte für Anwalt und Mandant

Spätestens dann, wenn alle Unterlagen ohnehin nur noch digital in der Kanzlei „eingehen“, ist der erste wichtige Schritt zur papierlosen Kanzlei gegangen. Doch jetzt braucht es eine Anwaltssoftware, die die Papierakte auch ersetzen kann.

Auch wenn das Angebot am Anwaltsmarkt eher überschaubar ist und die Usability noch in den Kinderschuhen steckt, so gibt es schon einige Vorreiter.

Während wir uns (vor allem Rechtsanwalt Fabian Graske unter der Kooperation Graske Rechtsanwälte) zu Beginn unserer Anwaltstätigkeit noch die Aufgabe gesetzt haben, selbst eine geeignete Anwaltssoftware gemeinsam mit Programmierern zu schreiben, sind wir mittlerweile umgestiegen auf die Anwaltssoftware Advolux. Einen kleinen Einblick in diese Entwicklung bekommen Sie hier.

Wenn wir dabei eines gelernt haben, dann dass Digitalisierung nicht Automatisierung, sondern Strukturierung bedeutet. Die Online-Akte erfordert ein pedantisch strukturiertes Arbeiten aller Mitarbeiter, denn ansonsten gehen Unterlagen in der virtuellen Welt verloren, weil der Bearbeiter sie nie wieder findet.

Digitalisierung heißt vor allem: Strukturen aufbauen!

Während wir schon heute über die Online-Akte ortsunabhängig von überall aus arbeiten können, haben wir noch eine Traumvorstellung, die wir noch nicht verwirklichen konnten: Die Online-Akte für den Mandanten.

Der Mandant soll auf „der anderen Seite“ selbst Einblick in die Akte bekommen, sozusagen seine eigene Mandatsakte. Welche Honorare sind noch offen? Welche Fristen liegen demnächst an? Wie ist der Verfahrensstand? Welche Unterlagen braucht der Anwalt noch? Automatisierte Nachrichten über den Verfahrensstand, sodass der Mandant zu jeder Zeit einsehen kann, wo der Anwalt mit seinem Fall steht.

Bis die Anbieter für Anwaltssoftware auf dem Markt soweit sind, wird es wohl noch eine Weile dauern, aber einen Satz werden Sie von mir, anders als oftmals noch von Behörden, nicht hören: Ich kann Ihnen gerade nicht sagen wie der Sachstand ist, weil die Akte nicht in meinem Büro ist. Es sei denn, dass Internet fällt aus…

5. Einarbeitung von Mitarbeitern über Videotutorials

Je strukturierter die Arbeitsabläufe in der Kanzlei sind, desto einfacher können Mitarbeiter ins Team dazu geholt werden. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel müssen Arbeitgeber vor allem eines sein: Flexibel gegenüber ihren Mitarbeitern. Wäre es da nicht schön, wenn ich mir meine Mitarbeiter nicht nur in meiner Stadt, sondern deutschlandweit oder sogar weltweit aussuchen könnte?

Ja das geht, wenn eine Kanzlei ausschließlich digital arbeitet. Mitarbeiter können beispielsweise über Videotutorials eingearbeitet werden: Es ist ein Einfaches über Bildschirmaufnahmen kanzleiintern Videotutorials zu erstellen. Webinare oder gar physische Seminare an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort braucht kein Mensch mehr! Videotutorials für Mitarbeiter geben jedem Neuling die Chance, in seinem Tempo und wann es ihm zeitlich am besten passt, sich das nötige Wissen für seine Arbeit anzueignen. YouTube beweist, wie gefragt und erfolgreich Tutorials in einer Informationsgesellschaft sind. Der schöne Nebeneffekt: Derjenige der einarbeitet (sog. Onboarding-Prozess) muss nicht immer wieder das Gleiche erzählen.

Dafür braucht es aber auch etwas sehr Wichtiges: Das Vertrauen der Arbeitgeber in ihre Mitarbeiter, nämlich dass zu Hause auch gearbeitet wird und das Home-Office gleichwertig zur Arbeit in einem gemeinsamen physischen Büro ist. Gerade hier habe ich die Erfahrung gemacht, dass noch großes Misstrauen seitens der Arbeitgeber herrscht.

Auch daran zeigt sich, Digitalisierung ist reine Kopfsache: Wer Digitalisierung will, der kriegt auch Digitalisierung.

6. Die Ruhe und Konzentration im Home-Office

Der ein oder andere, der aufgrund der Coronakrise nun erstmals im Home-Office arbeitet wird wahrscheinlich die Erfahrung machen, wie viel konzentrierter und schneller die tägliche Arbeit erledigt werden kann.

Kein ständiges Hereinspazieren von Kollegen ins Büro. Das Telefon kann auch einfach einmal auf Stumm geschaltet werden. Die Zeit, die man sonst für den morgendlichen Berufsverkehr brauchte, kann nun dazu genutzt werden, sich ein gesundes Mittagessen zu kochen.

Wenn Arbeitgeber und Mitarbeiter das Home-Office ernst nehmen und sich gegenseitig vertrauen, führt das Home-Office zu mehr Produktivität und dem Lebensgefühl „Herr seines Tages“ zu sein. Da gerade für die Generation Y die Selbstbestimmung das neue Statussymbol ist, erklärt es auch, warum immer mehr als Freelancer oder Solounternehmer arbeiten wollen, nämlich um sich genau diese Freiheiten nehmen zu können.

Ich bin mittlerweile auch dazu übergegangen Telefonie stark einzuschränken. Der Grund dafür ist, dass sich viele Fragen viel einfacher, strukturierter und individualisierter per E-Mail beantworten lassen. Klingelt bei einem Mitarbeiter den gesamten Tag über das Telefon, ist kein konzentriertes Arbeiten mehr möglich und es schleichen sich Fehler ein. Der zuständige Mitarbeiter ist ohnehin nicht immer und zu jeder Zeit erreichbar und damit auskunftsfähig. Das ist beispielsweise auch einer der Gründe dafür, warum ich den Erstkontakt per Telefon ausgeschlossen habe, wie es schon viele Großunternehmen und auch Behörden tun.

7. Rechtsrecherche Online

Beck-Online, juris, nwb und Haufe gehören zu den wichtigsten Fachverlagen für Juristen in Deutschland. Alle verfügen über Online-Datenbanken, die im Übrigen mittlerweile einen der wesentlichen Kostenfaktoren in gut aufgestellten Kanzleien darstellen dürften.

Auch wenn wir als Anwälte auf die Arbeit der Fachverlage keinen Einfluss haben, bleibt uns zumindest der Appell an die Verlage: Jedes Fachbuch muss als E-Book zum Kauf verfügbar sein! Es ist für uns noch immer bedauerlich, wenn es Fachbücher nur als Printversion und nicht als Online-Version gibt. Vieles ist zwar online schon zugänglich, aber bei Weitem noch nicht alles, wofür es aus unserer Sicht keinen zu rechtfertigenden Grund mehr gibt.

II. Was ist der Sinn hinter der papierlosen Rechtsanwaltskanzlei?

1. Rechte können ortsunabhängig gewahrt werden

Anwälte im 21. Jahrhundert könnten längst vollständig ortsunabhängig arbeiten, Mandanten akquirieren und damit Probleme von anderen Menschen lösen. Sie sind systemrelevant für die Erhaltung des Rechtsstaats, sie sind aber keinesfalls ortsabhängig. Der Anwaltsberuf ist mit Sicherheit ein systemrelevanter Beruf, weil ein Rechtsanwalt dazu beiträgt, dass die Rechte von Bürgern gewahrt werden, vom Sozialrecht bis hin zum Unternehmensrecht. Das ist – so pathetisch es auch klingen mag – eine der tragenden Säulen einer Demokratie und eines Rechtsstaats. Doch im Vergleich zu Ärzten müssen wir dafür nur in den seltensten Fällen physisch vor Ort sein oder „an die Front“ wie es dieser Tage so „schön“ heißt.

Wir sind „Schreibtischtäter“ und sollten diesen Vorteil für uns und im Sinne unserer Mandanten nutzen.

2. Flexibilität heißt – in der Krise zu überleben

Es ist eine Binsenweisheit der Betriebswirtschaft: Je geringer die Kosten- und Verwaltungsstruktur, desto wirtschaftlicher arbeitet das Unternehmen. Eine Rechtsanwaltskanzlei ist immer auch ein Wirtschaftsunternehmen, das am Ende des Tages mehr Einnahmen als Ausgaben erzielen muss. Gerade in Zeiten der Coronakrise zeigt sich ganz deutlich: Wer geringe Verwaltungskosten hat, nicht auf einen bestimmten Standort und damit „Laufkundschaft“ angewiesen ist und Mitarbeiter auch von zu Hause aus arbeiten können, kann Krisenzeiten überstehen ohne die Insolvenz befürchten zu müssen.

3. Kostenersparnis als allseits bestimmende gewinnorientierte Maxime

Geht es bei Digitalisierung also am Ende um nichts anderes als Kostenersparnis und darum, Mitarbeiter mehr und mehr durch Technik zu ersetzen, um den Gewinn des Kanzleiinhabers zu maximieren?

Ganz ausdrücklich Nein!

Es geht bei der Digitalisierung in Anwaltskanzleien darum, den Verwaltungsapparat in der Kanzlei so gering wie möglich zu halten, damit sich der Anwalt wieder auf das konzentrieren kann, wofür er eigentlich beauftragt wird: Die rechtliche Prüfung.

Die meisten Menschen, die die tägliche Kanzleiarbeit von innen nicht kennen wären überrascht, wie viel Arbeit bei einem Anwalt täglich anfällt, die leider wenig mit Rechtsrecherche und rechtlicher Prüfung zu tun hat, sondern vielmehr mit interner Organisation und Verwaltung. 

Abgesehen von der Tatsache, dass die Steuer- und Abgabenbelastung in Deutschland mittlerweile derart hoch ist, dass eingekaufte Dienstleistungen wie die eines Anwalts immer teurer werden, sodass schon deshalb Verwaltungskosten gesenkt werden müssen, ist es eine Frage der stetigen Weiterentwicklung.

Je mehr Zeit in einer Kanzlei für die rechtliche Prüfung aufgewendet werden kann (anstatt für Verwaltungsarbeit), desto höher wird die Qualität der Rechtsberatung. Nicht ganz ohne Grund wird gerade in Großkanzleien der Erfolg von Rechtsanwälten an ihren „billable hours“ (abrechenbaren Stunden) gegenüber dem Mandanten gemessen.

Digitalisierung bedeutet Schritt für Schritt Strukturierung und gibt allen und zwar wirklich allen Mitarbeitern (vom Sekretariat bis hin zum Anwalt) erstmals die Chance ortsunabhängig, flexibler und in Ruhe arbeiten zu können. Es fördert die Selbstbestimmung und Selbstorganisation eines jeden Mitarbeiters, schenkt ihm Vertrauen in seine Eigenverantwortung und räumt ihm mehr Zeit für Familie und Freizeit ein, ohne die Arbeitszeit herunterfahren zu müssen. Es gibt uns allen etwas mehr Ruhe und Ausgeglichenheit in einer schnellen und unruhigen Welt.

Es heißt nicht, nie wieder Menschen persönlich zu beraten oder zu treffen. Es heißt nur, sich zu fokussieren. Die eigene Lebenszeit und die der Mitarbeiter zu wertschätzen.

Corona wird hoffentlich in dieser Hinsicht vielen die Augen öffnen.

III. Ausblick: Von der Stadt auf’s Land – Digitalisierung macht’s möglich! 

Ich bin Wahlberlinerin und liebe die Stadt. Zugleich liebe ich es aber auch, regelmäßig raus nach Brandenburg in das Lausitzer Seenland zu fahren und auch von dort aus zu arbeiten.

Wie wäre es, wenn Deutschland sich endlich intensiv darum bemüht eine starke, leistungsfähige Internetverbindung auch auf dem Land zu ermöglichen, also deutschlandweit! Wie viele IT-Fachkräfte, digitale Startups und natürlich auch Anwälte, könnten auf’s Land ziehen, sich eine große geräumige Wohnung anmieten mit Büroflächen und von dort aus arbeiten und nur wenn es nötig ist einmal in die Stadt fahren. Es würde die prekäre Mietsituation in den Städten massiv entlasten und sind wir mal ehrlich: So schön Berlin auch ist, aber ab und zu für eine Weile auf’s Land zu ziehen, mit frischer Luft, gutem Essen und der Ruhe konzentriert im Grünen zu arbeiten, wird wohl kaum jemand ernsthaft ablehnen.

All das ist möglich in einer digitalisierten Arbeitswelt, die den Mehrwert von Home-Office endlich lernt zu wertschätzen. Junge hochqualifizierte Menschen und Familien könnten wieder in kleine Städte oder auf’s Land ziehen (zurück zu den Großeltern) und zugleich herausfordernden gut bezahlten Jobs nachgehen. Das wäre wirklich eine „Work-Life-Balance“, das wäre tatsächlich familienfreundich. Das wäre „New Work“, wie ich sie mir vorstelle und wünsche. Die Städte würden entlastet und das Land wieder aufgewertet.

Die digitalisierte Arbeitsweise in einer Informationsgesellschaft verlangt von allen, Mitarbeitern und Chefs, mehr Eigenverantwortung und die Fähigkeit zur Selbstorganisation. Eine nie dagewesene Freiheit für die Menschen nach Einführung der Lohnarbeit!

Das alles ist möglich, wenn man nur will. Und Corona zeigt uns, wie schnell es in vielen Berufen plötzlich möglich ist, was vorher nicht umsetzbar schien.

In diesem Sinne …

#wirbleibenzuhauseauchnachcorona

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