Das Home-Office ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Einfach den Laptop einpacken und von überall aus arbeiten. Was technisch ohne Probleme geht, kann juristisch, wie so oft, einige Stolperfallen enthalten. Daher möchte ich Arbeitgebern mit diesem Blogbeitrag eine grobe Übersicht geben, worauf Sie – arbeitsrechtlich – achten müssen, wenn Sie Ihren Mitarbeitern Home-Office gewähren möchten.

1. Ist eine Vereinbarung über das Home-Office im Arbeitsvertrag notwendig?

Es empfiehlt sich jedenfalls die Gewährung von Home-Office im Arbeitsvertrag oder über eine Ergänzungsvereinbarung zu regeln. Gerade weil das Home-Office bisher gesetzlich nicht geregelt ist, ist es ratsam, die Rahmenbedingungen schriftlich festzuhalten, auch wenn arbeitsrechtlich allgemein anerkannt ist, dass das Arbeiten von zu Hause aus zulässig ist. Schließlich ist das Home-Office nichts anderes als die Vereinbarung eines Arbeitsortes i.S.d. § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 4 NachwG.

2. Was sollte in einer Vereinbarung über das Home-Office geregelt werden?

• Arbeitsort
• Arbeitgeber sollten sich ggf. das Recht vorbehalten, dass der Arbeitnehmer im Büro erscheinen und auch dort seine Arbeitsleistung erbringen muss
• ggf. bietet sich auch eine Klausel zur Beendigung der mobilen Arbeit durch den Arbeitgeber an
• Arbeitszeiten, zur Klarstellung, dass die Arbeitsleistung nur zu den betriebsüblichen Öffnungszeiten erbracht werden darf, um so die Erreichbarkeit des Arbeitnehmers zu gewährleisten mit dem Hinweis auf das Arbeitszeitgesetz (Höchstarbeitszeit von 10 h pro Werktag § 3 ArbZG, gesetzliche Ruhepausen § 4 ArbZG, gesetzliche Mindestruhezeit von 11 Stunden § 5 ArbZG, Verbot an Sonn- und Feiertagen zu arbeiten). Auch unter Berücksichtigung der einschlägigen EuGH- und BAG-Rechtsprechung empfiehlt es sich, die Arbeitszeiten und deren Erfassung/Dokumentation festzuhalten, auch wenn der Gesetzgeber dies bisher noch nicht geregelt hat.
• Es empfiehlt sich auch eine Klarstellung, ob Anreisezeiten zur Betriebsstätte/Büro als Arbeitszeit gelten und inwieweit die Reisekosten übernommen werden (müssen).
• Geregelt werden sollte auch, ob (überhaupt) und (falls ja) unter welchen Bedingungen dem Arbeitgeber ein Zutrittsrecht zum Home-Office gewährt wird, um die Einhaltung des ArbSchG und der ArbStättV gewährleisten zu können. Hier müssen Arbeitgeber individuell prüfen, ob Sie mit der von Ihnen gewährten Form des Home-Office überhaupt unter die ArbStättV fallen und wenn ja, wie das Zutrittsrecht im Detail ausgestaltet werden soll (vor allem auch hinsichtlich Praktikabilität und Akzeptanz der Mitarbeiter).
• Datenschutzklausel: Hier ist auf eine besondere Sorgfalt im Home-Office hinzuweisen.
• Welche Arbeitsmittel müssen auf Kosten des Arbeitgebers angeschafft werden und welche nicht? Muss der Arbeitgeber sich anteilig an der Miete und Energiekosten für die Privatwohnung des Mitarbeiters beteiligen? Nach derzeitiger BAG-Rechtsprechung hat der Arbeitnehmer einen Leistungsanspruch auf Bereitstellung essenzieller Arbeitsmittel (RdA 2023, 152 (153)), d.h. das, was zwingend notwendig für die Erbringung der Arbeitsleistung ist. Was das aber nun ganz konkret bedeutet, ist gesetzlich nicht geregelt (z.B. höhenverstellbarer Schreibtisch?). Daher empfiehlt sich hier eine klare Regelung im Arbeitsvertrag.
• Ratsam ist auch eine Klausel, wonach die Gewährung des Home-Office auf ausdrücklichen Wunsch des Arbeitnehmers gewährt wird. Dies hat an verschiedenen Stellen Auswirkungen auf die Rechte und Pflichten für beide Parteien (z.B. Kostenübernahme, Einhaltung Arbeitsschutz).

Generell wird arbeitsrechtlich empfohlen, nicht zu viel im Detail zu regeln, weil sich der Arbeitgeber dadurch unnötig bindet und sich in seinem Direktionsrecht einschränkt. Im Zweifel muss eine Änderungskündigung durch den Arbeitgeber ausgesprochen werden, wenn Änderungen an der derzeitigen Home-Office Situation vorgenommen werden sollen, die zuvor arbeitsvertraglich festgehalten worden sind. Deshalb gilt hier: „Weniger ist mehr“.

Eine arbeitsrechtliche Zusatzvereinbarung über das Home-Office sollte daher auf die individuellen Bedürfnisse des Arbeitgebers und Arbeitnehmers angepasst werden, damit dem Arbeitgeber noch größtmögliche Flexibilität in seinem Direktionsrecht verbleibt. 

3. Was ist aus arbeitsrechtlicher Sicht eigentlich der Unterschied zwischen Home-Office, Remote-Arbeit, mobiler Arbeit und Telearbeit?

Grundsätzlich gibt es noch keine gesetzliche Definition von „Homeoffice“, „mobiler Arbeit“ oder „Remote-Arbeit“ (ArbRAktuell 2023, 83).

Lediglich in § 2 Abs. 7 ArbStättV wird geregelt, was ein „Telearbeitsplatz“ ist:

„(7) Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat. Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist.“

Kurzum um: Ein Telearbeitsplatz im Sinne der ArbStättV liegt dann vor, wenn eine vertragliche Vereinbarung über die Bedingungen der Telearbeit getroffen worden ist und der Arbeitgeber die hierfür benötigte Ausstattung bereitgestellt, installiert und überprüft hat. Dann handelt es sich um eine Arbeitsstätte i.S.d. ArbStättV, die damit zur Anwendung für den Arbeitgeber gelangt.

Alle anderen Formen der häuslichen Arbeit bleiben arbeitsstättenrechtlich ungeregelt. Das wäre dann das sog. „mobile Arbeiten“, worunter das gelegentliche Arbeiten von zu Hause oder Unterwegs aus verstanden wird.  Ob und inwieweit dann Pflichten der Arbeitgeber nach der ArbStättV und dem Arbeitsschutz noch zur Anwendung kommen, ist im Detail juristisch umstritten, weil es derzeit noch keine weiteren gesetzlichen Vorgaben gibt und auch wenig Rechtsprechung hierzu. Auch gerade deshalb empfiehlt sich eine Zusatzvereinbarung, um die gegenseitigen Rechte und Pflichten für beide Seiten klar zu definieren und Auseinandersetzungen zu vermeiden. 

Handelt es sich um einen Telearbeitsplatz i.S.d. ArbStättV ergeben sich daraus u.a. folgende Pflichten für den Arbeitgeber:

• Unterweisung bei Telearbeitsplätzen gem. § 6 ArbStättV, d.h. der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer ausreichende und angemessene Informationen auf Basis einer Gefährdungsbeurteilung zur Verfügung stellen.
• Gefährdungsbeurteilung bei Telearbeitsplätzen nach § 3 ArbStättV: Wie diese in Home-Office Fällen durchzuführen ist, ist im Detail juristisch umstritten. Grob lässt sich sagen, dass diese Beurteilung durch eine Begehung des häuslichen Arbeitszimmers oder Abfrage beim Arbeitnehmer durchgeführt werden kann. Gerade deshalb ist auch eine Regelung im Arbeitsvertrag empfehlenswert, weil auch Arbeitnehmer kaum ein Interesse daran haben werden, dass ihr Arbeitgeber ihre private Wohnung besichtigt.
  Problematisch ist in Home-Office Fällen, dass auch wenn die ArbStättV nicht zur Anwendung kommt (weil kein Telearbeitsplatz i.S.d Verordnung vorliegt), in der juristischen Fachliteratur teilweise trotzdem angenommen wird, der Arbeitgeber sei gleichwohl zu einer Gefährdungsbeurteilung verpflichtet. Auch dies ist ein Grund, weshalb eine Regelung im Arbeitsvertrag empfehlenswert ist, unabhängig davon, ob es sich um einen Telearbeitsplatz i.S.d ArbStättV handelt oder nicht.
• Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze nach Anhang 6 der ArbStättV: Handelt es sich um einen Telearbeitsplatz müssen auch die Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze eingehalten werden. Können diese Anforderungen (Anhang 6 der ArbStättV) nicht eingehalten werden, müsste der Arbeitgeber die Telearbeit verbieten. Da das Home-Office aber oftmals vor allem auf ausdrücklichen Wunsch der Mitarbeiter gewährt wird als durch Veranlassung der Arbeitgeber, empfiehlt sich eben auch deshalb eine Zusatzvereinbarung, um Verstöße gegen die ArbStättV zu verhindern.

Zusammenfassend lässt sich also sagen, da es kein Recht auf Home-Office bzw. keine Pflicht zur Gewährung von Home-Office gibt, ist eine arbeitsrechtliche Vereinbarung in jedem Fall ratsam. Wie diese ausgestaltet sein sollte, hängt von der Größe des Unternehmens, der Anzahl der Mitarbeiter und auch davon ab, von wem der Wunsch zum Home-Office primär ausgeht.  

Auch weil es verschiedene Sanktionsmöglichkeiten (Bußgelder, Ordnungswidrigkeiten und Strafbarkeit) gegen Arbeitgeber gibt, die gegen die Pflichten aus ArbSchG und ArbStättV verstoßen, empfiehlt sich eine Zusatzvereinbarung.

4. Ist der Mitarbeiter auch im Home-Office bei Unfällen versichert?

Hier greift die allgemeine Rechtsgrundlage bei Arbeitsunfällen, nämlich § 8 Abs. 1 Satz 1 SGB VII.

Nach der Neuregelung in § 8 Abs. 1 S. 3 SGB VII besteht Versicherungsschutz in Home-Office Fällen in gleichem Umfang wie bei der Ausübung der Tätigkeit in der Unternehmensstätte. Kommt es zu einem Unfall im Home-Office stellt sich rechtlich die Frage, ob es einen sachlichen Zusammenhang zwischen der tatsächlich ausgeübten und der versicherten Tätigkeit gibt. Ein sachlicher Zusammenhang zwischen einem im häuslichen Lebensbereich zurückgelegten Weg und der versicherten Tätigkeit soll bestehen, wenn der Versicherte bei der zum Unfallereignis führenden Verrichtung eine dem Unternehmen dienende Tätigkeit ausüben wollte und dies durch objektive Umstände des Einzelfalls bestätigt wird.  

Was das in konkreten Einzelfällen bedeutet, wird erst im Laufe der Zeit durch die Rechtsprechung entschieden werden. Gleichwohl kann es nicht schaden, Mitarbeiter auf Einzelfälle hinzuweisen, die in Ihrem Unternehmen alltagstypisch sind (z.B. Unfälle im Rahmen einer Workation).

5. Sie wollen Ihren Mitarbeitern Home-Office ermöglichen?

Wie in diesem Beitrag ausführlich beschrieben, ist eine arbeitsrechtliche Zusatzvereinbarung über die Gewährung von Home-Office in jedem Fall ratsam. Wie diese konkret ausgestaltet sein soll, hängt jedoch von den individuellen Umständen in Ihrem Unternehmen ab.

Sie möchten hierzu beraten werden?

Schreiben Sie mir gerne eine E-Mail und geben mir bei Ihrer ersten Anfrage folgende Informationen mit:  

• Wie viel Mitarbeiter beschäftigen Sie?
• Auf wessen Wunsch/Initiative soll das Home-Office gewährt werden?
• Wie soll das Home-Office konkret ausgestaltet sein? (100% remote oder 2 Tage Büro/3 Tage Home-Office)?
• Sollen regelmäßige Mitarbeitertreffen im Büro (an welchem Standort?) veranstaltet werden? Wie weit ist der Wohnsitz der Mitarbeiter entfernt?
• Welche Arbeitsmittel werden zur Verfügung gestellt und welche ausdrücklich nicht?
• Gab es bereits Vereinbarungen über das Home-Office in der Vergangenheit? Dann senden Sie mir diese und den aktuellen Arbeitsvertrag bitte zu.
• Schreiben Sie mir bitte auch alle Ihre zusätzlichen Fragen, die Sie im Rahmen der Beratung beantwortet haben möchten.

So kann ich Ihnen direkt ein auf Sie abgestimmtes Angebot zukommen lassen, welche Kosten für die Rechtsberatung entstehen werden.

Das sagen Mandanten über meine Arbeit.

Ich freue mich über Ihre Kontaktaufnahme!

Ihre Rechtsanwältin

Romy Graske

6. Mitarbeiter im Home-Office im Ausland („Workation“)? 

Sie wollen Ihren Mitarbeitern das Home-Office im Ausland gewähren? Auf meinen Blog finden Sie viele Blogbeiträge zur Mitarbeiterbeschäftigung im Ausland. Einen ersten rechtlichen Überblick finden Sie beispielsweise hier.