5 Schritte zur Vermeidung von Rechtsproblemen in der Gründungsphase

Schritt 1 – Problembewusstsein

Als Unternehmer brauchst du ein rechtliches Problembewusstsein!

Egal was für eine Art Unternehmen du gründest, es gibt eine schier unendliche Zahl an Gesetzen und Vorschriften die du beachten musst. Hier gilt es vor allem in der Anfangsphase Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Leichter gesagt als getan: Woher weiß ich, was wichtig und was unwichtig ist? Das weißt du nur, wenn du an deinem rechtlichen Problembewusstsein arbeitest:

Erste Anlaufstelle sind Google und YouTube. Doch an der schier unendlichen Fülle an Informationen verliert man schnell den Überblick oder schlimmer noch bekommt es mit der Angst zu tun. Auf dieser Website und in meinen YouTube Videos findest du deshalb die wichtigsten Informationen und Vlogs rund um das Thema Unternehmensgründung. Ziel solcher Beiträge ist es, dass du selbst dein rechtliches Problembewusstsein schulst und lernst zu erkennen, wann es sinnvoll ist einen Rechtsanwalt zu beauftragen und wann du das Problem allein lösen kannst.

Ich bin der Meinung: Gerade in dieser Phase muss ein Rechtsanwalt vor allem eines für den Unternehmensgründer sein:

Ein Lehrer für rechtliches Problembewusstsein, damit du als Gründer lernst rechtliche Risiken einzuschätzen, zu kalkulieren und Vorsorge zu betreiben.

Schritt 2 – Gesellschaft gründen: Ja oder Nein? 

UG (haftungsbeschränkt); GmbH oder doch lieber Einzelunternehmer aber dafür vollumfänglich haftbar?

Ob du eine Gesellschaft gründen solltest und in welcher Rechtsform hängt vor allem davon ab, in welchem Geschäftsbereich du tätig wirst. Ein freischaffender Fotograf, ein Webdesigner, ein Programmierer oder der Betreiber eines Online-Shops sind völlig unterschiedlichen Haftungsrisiken ausgesetzt. Eine allgemeingültige 100% klare Empfehlung welche Rechtsform für dich die richtige ist, gibt es nicht. Aber ein Rechtsanwalt wird dir sagen, worin die Vor-und Nachteile einzelner Rechtsformen liegen und worauf du in welchem Stadium achten solltest. Die wichtigsten Argumente für die Gründung einer Gesellschaft sind steuerliche und haftungsrechtliche Besonderheiten. Es kommt darauf an, was dein Geschäftsmodell ist (Dienstleistung; Produkt, Branche und Investitionssumme).

Tipp: Finger weg von ausländischen Gesellschaftsformen zwecks Steuervermeidung oder wegen vermeintlich geringerer gesetzlicher Vorschriften oder gar geringerer Gründungskosten. Eine ausländische Gesellschaft zu gründen sollte wohl überlegt und gut vorbereitet sein, denn die vermeintlichen anfänglichen Spareffekte werden später wenn dein Unternehmen wächst und die Angelegenheiten komplexer werden durch Beraterkosten in den einzelnen Ländern aufgefressen und können zu einem großen Kostenblock werden.

Tipp: Nicht einfach drauf los gründen und damit ist nicht dein Unternehmen selbst gemeint. Mit deiner Gründung solltest du besser gestern als heute anfangen. Ob du für dein Unternehmen aber eine Gesellschaft, wie GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) gründest, sollte nicht vorschnell entschieden werden. Hier lohnt sich eine telefonische Erstberatung bei einem Rechtsanwalt zu buchen, um abzuschätzen, wie dringend eine Gesellschaft gegründet werden muss oder ob es sich lohnt erst noch abzuwarten. Ich war selbst schon Gründerin und im Austausch mit anderen (Internet-)Unternehmern, deshalb weiß ich worauf es ankommt und kenne aber auch die Fehler die gerade in der Anfangsphase gemacht werden. Wichtig ist hier vor allem einen rechtlich sicheren Rahmen zu schaffen, dabei aber die laufenden Kosten (Rechtsanwalt, Steuerberater, Verwaltungsaufwand) im Blick zu behalten und ein ausgewogenes Verhältnis zu finden.

Schritt 3 – Behördliche Genehmigungen, Zulassungen

Wenn dir die für dein Gewerbe erforderlichen behördlichen Genehmigungen/Zulassungen fehlen, kann deinem Unternehmen von heute auf morgen die gesamte Geschäftsgrundlage entzogen werden. Bevor du startest solltest du unbedingt die erforderlichen behördlichen Genehmigungen einholen. Welche Genehmigungen erforderlich sind, kannst du entweder durch Eigenrecherche ermitteln, bei Beratungsstellen (z.B. Industrie- und Handelskammer)  oder du lässt dich von einem Rechtsanwalt beraten.

Schritt 4 – Buchhaltung ist kein Selbstzweck! 

Warum lohnt es sich für dich die Buchhaltung nicht auf die lange Bank zu schieben?

• Wenn du monatlich deine Buchhaltung machst, siehst du sofort ob du in Liquiditätsschwierigkeiten steckst. Vor allem aber hast du deine Kosten im Blick. Als Unternehmer musst du deine Kosten so gering wie möglich halten. Nur durch die laufende Buchhaltung siehst du welche monatlichen Kosten du hast und welche davon möglicherweise überflüssig sind (Abo’s, Softwarlizenzen; Rohmaterial, Freelancer etc.).
• Spätestens ab dem Zeitpunkt in dem du kein Kleinunternehmer mehr bist, musst du monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und damit deine Buchhaltung monatlich machen. Seine Steuererklärungen  oder Umsatzsteuervoranmeldungen nicht abzugeben ist nichts anderes als eine Steuerhinterziehung. Deshalb vernachlässige niemals deine Buchhaltung!
• Kontrolliere Deine Eingangsrechnungen (Rechnungen die an dich gestellt werden) und Ausgangsrechnungen (Rechnungen die du anderen schickst). Nur wenn die Eingangsrechnungen korrekt sind, bekommst du die Vorsteuer vom Finanzamt zurück (wenn du kein Kleinunternehmer mehr bist).
• Beweissicherung: Durch eine regelmäßige Buchhaltung dokumentierst du nicht nur deine Ausgaben, sondern hinterlegst auch Lieferantenverträge, Aufträgsbestätigungen, Kooperationsverträge oder wichtige E-Mails. Kommt es später zum Streit mit Geschäftspartnern und du hast das gesamte Vertragsverhältnis schriftlich und strukturiert dokumentiert, kannst du dein Recht im Zweifel auch gerichtlich durchsetzen, weil du deinen Anspruch beweisen kannst.
• Wenn du von Anfang an regelmäßig deine Buchhaltung machst, kannst du sie umso schneller abgeben. Denn eine einmal gut aufgebaute funktionierende Struktur, lässt sich viel leichter an Externe oder eigene Mitarbeiter abgeben, als wenn ein völliges Chaos herrscht.

Tipp: Blockiere in deinem Kalender am besten zwei Tage im Monat an denen du deine Buchhaltung machst. Wähle am besten ein Wochenende aus oder Tage, von denen du weist, dass sich weniger Kunden, Klienten, Mandanten melden und du mehr Ruhe dafür hast. 

Schritt 5 – Verstehe deine Berater

Als Unternehmer musst du immer wieder lernen deine Aufgaben abzugeben. Du stellst Mitarbeiter ein, beauftragst Rechtsanwälte, Steuerberater, Programmierer, Designer und viele andere.

Gerade bei Rechtsanwälten und Steuerberater gilt: Du musst verstehen, was dein Berater für dich tut. Das heißt nicht, dass du ein Rechts- und Steuerexperte werden sollst, aber mach dir eines bewusst: Niemanden liegt dein Unternehmen so sehr am Herzen, wie dir selbst. Wenn Berater eine Entscheidung für dich treffen, bist du als Unternehmer dennoch dafür verantwortlich und im Zweifel haftbar (oder strafbar). Deshalb musst du grob verstehen, warum deine Berater bestimmte Maßnahmen veranlassen oder unterlassen.

Aus diesem Grund gehört es zu meinem Beratungsansatz, dass ich meinen Mandanten (und zwar nicht im fachchinesisch)  erkläre was meine Handlungsstrategie. Das hat für sie vor allem den Vorteil nach und nach ein juristisches Problembewusstsein zu entwickeln, sodass sie sich zunehmend selber vor rechtlichen Gefahren schützen können.

Wenn du nicht verstehst, was dein Berater für dich tut, frag so lange nach, bis du es verstehst oder suche dir einen neuen Berater.

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