Immer mehr Arbeitnehmer möchten vom Ausland aus für ihren in Deutschland ansässigen Arbeitgeber arbeiten. Arbeitgeber stehen vor der Herausforderung dies administrativ und rechtskonform umzusetzen. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist das eine nicht immer leichte Aufgabe, weil diese in der Regel nicht über eine entsprechend spezialisierte interne Rechts- und Steuerabteilung verfügen und auch zeitliche Ressourcen in der Personalabteilung fehlen.

Gleichwohl ist dieses Arbeitnehmerbenefit zu wichtig im Kampf um qualifizierte Arbeitskräfte, sodass Arbeitgeber kaum mehr darauf verzichten können und sollten.

Mit diesem Blogbeitrag möchte ich Arbeitgebern (und auch Arbeitnehmern) einen groben Überblick geben, worauf Sie achten sollten, wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine Workation im Ausland ermöglichen wollen.

1. Was ist eine Workation?

Bevor wir auf die einzelnen rechtlichen Implikationen einer Workation eingehen, ist es zunächst erforderlich zu definieren, was wir unter einer Workation eigentlich verstehen.

Allgemeinhin wird darunter die Verbindung von Arbeit („work“) und Urlaub („vacation“) verstanden. Der Mitarbeiter braucht für die Erbringung seiner Arbeitsleistung in der Regel nur einen Laptop und eine ausreichend starke Internetverbindung, weil es sich um einen sog. „Wissensarbeiter“ handelt. In der Regel wird ein Urlaubsaufenthalt verlängert, indem der Mitarbeiter noch für mehrere Wochen im Urlaubsland verbleibt und einfach von dort aus weiter arbeitet ehe dieser nach Deutschland zurückkehrt.  

Wichtig ist, die Workation nicht mit einer sog. betrieblichen „Entsendung“ zu verwechseln, weil diese im Detail unterschiedliche Rechtsfolgen haben.

Eine Workation zeichnet im Wesentlichen aus:

• Der Auslandsaufenthalt erfolgt auf ausdrücklichen Wunsch des Arbeitnehmers, nicht auf betriebliche Anweisung des Arbeitgebers.
• Der Auslandsaufenthalt ist zeitlich begrenzt i.d.R. 1 – 6 Monate. Was darüber hinaus geht, ist dann schon eher ein dauerhafter Auslandsaufenthalt und hat andere Rechtsfolgen für beide Parteien (Details hierzu siehe diesen Blogbeitrag und diesen Blogbeitrag).

Sind sich der in Deutschland ansässige Arbeitgeber und der Arbeitnehmer grundsätzlich darüber einig, dass die Arbeitsleistung genauso gut von überall aus (also auch von einem beliebten Urlaubsort im Ausland) erbracht werden kann, gilt es „nur“ noch die rechtlichen Implikationen zu überwachen:  

2. Steuerrecht

Lohnsteuerrecht

Bei einem kurzfristigen Auslandsaufenthalt von nur 1 bis 6 Monaten wird der Mitarbeiter voraussichtlich in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig bleiben, weil er seinen Wohnsitz in Deutschland beibehält. Es geht in der Regel nur darum, einen Urlaubsaufenthalt im Ausland zu verlängern, indem einige Wochen oder Monate von dort aus gearbeitet wird.

Mein Praxistipp: Arbeitgebern empfehle ich den Auslandsaufenthalt nur für die Länder zu gewähren, mit denen Deutschland ein Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen hat. Das macht es wesentlich einfacher Doppelbesteuerungen zu vermeiden und die steuerrechtliche Situation insgesamt zu bewerten.   

Begründung einer Betriebsstätte im Ausland

Grundsätzlich besteht immer ein Risiko, dass durch das Home-Office eines Mitarbeiters im Ausland eines Betriebsstätte des Arbeitgebers in dem jeweiligen Land begründet wird.  

Aus der juristischen Fachliteratur ergibt sich die Empfehlung, eine Workation von jedenfalls nicht mehr als 6 Monaten zu gewähren, weil so das Betriebsstättenrisiko in der Regel im Ausland minimal ist. Auch deshalb ist es empfehlenswert, die Workation nur für die Länder zu erlauben, mit denen ein Doppelbesteuerungsabkommen besteht.

3. Sozialversicherungsrecht

Workation innerhalb der EU

Bei einer Workation innerhalb der EU wird man davon ausgehen können, dass deutsches Sozialversicherungsrecht anwendbar bleibt, wenn der Mitarbeiter seinen Wohnsitz in Deutschland beibehält, der Arbeitgeber in Deutschland ansässig ist und die Tätigkeit zu mindestens 25% in Deutschland ausgeübt wird (vgl. auch Stellungnahme der DVKA).

Zudem wird empfohlen, eine A1-Bescheinigung für den Mitarbeiter zu beantragen, zum Nachweis, dass deutsches SV-Recht weiterhin anwendbar ist. Hier wird sicherlich im Einzelfall abzuwägen sein, ob dies im individuellen Fall tatsächlich erforderlich ist, vor allem wenn es sich nur um sehr kurze Auslandsaufenthalte z.B. von einem Monat handelt.  

Workation in einem Drittstaat

Es gilt auch hier der allgemeine Grundsatz, dass das Sozialversicherungsrecht des Landes zur Anwendung kommt, in dem sich der tatsächliche Beschäftigungsort des Mitarbeiters befindet. Darüber hinaus muss auch immer das jeweilige Sozialversicherungsabkommen zwischen Deutschland und dem Drittstaat geprüft werden auf etwaige Besonderheiten. Da eine Workation mit einer Entsendung nicht gleichzusetzen, aber vergleichbar ist, kann man davon ausgehen, dass kurze Auslandsaufenthalte noch nicht zum Wechsel des Sozialversicherungsrechts führen.

Leider gibt es in der Regel keine festen zeitlichen Vorgaben, wann es zu einem Wechsel des Sozialversicherungsrechts kommt. Ganz allgemein lässt sich sagen: Je länger der Auslandsaufenthalt, desto eher droht der Wechsel des anwendbaren Sozialversicherungsrechts von Deutschland zum jeweiligen Drittstaat.

Mein Praxistipp: Unabhängig davon, ob die Workation innerhalb der EU oder im Drittstaat stattfindet, sollte auch darauf geachtet werden, etwaige Versicherungslücken über private Zusatzversicherungen (z.B. Auslandskrankenversicherung, Unfallversicherungsschutz im Ausland) zu schließen, weil beispielsweise im Unfallversicherungsrecht hinsichtlich Arbeitstätigkeiten im Home-Office (und damit auch im Rahmen einer Workation) noch vieles unsicher ist, auch wenn es mittlerweile eine gesetzliche Ergänzungsregelung für Home-Office Fälle gibt (gem. § 8 Abs. 1 Satz 1 SGB VII). Da der Wunsch einer Workation primär vom Mitarbeiter ausgehen wird, empfiehlt sich, eine Verpflichtung des Mitarbeiters private Zusatzversicherungen abzuschließen, in eine arbeitsrechtliche Zusatzvereinbarung mit aufzunehmen.

 4. Aufenthaltsrecht

Workation innerhalb der EU

Innerhalb der EU ist eine Genehmigung für Einreise und Erwerbstätigkeit des Mitarbeiters wegen des Freizügigkeitsrechts nach Art. 21, 45 AEUV nicht erforderlich.

Workation in einem Drittstaat

Bei einer Workation in einem Drittstaat müssen die Einreisebestimmungen des jeweiligen Drittstaats geprüft werden, sowie das Recht im Drittstaat, erwerbstätig sein zu dürfen (Arbeitserlaubnis). Bei Verstoß können Ordnungswidrigkeitsstrafen/Begehung einer Straftrat im Ausland drohen.

Hier sollte auch der Arbeitnehmer in die Pflicht genommen werden die Klärung dieser Rechtsfragen im Ausland (und damit verbundene Kosten) zu übernehmen, weil die Workation oftmals auf seinen Wunsch hin durchgeführt wird. Für kurzfristige Auslandsaufenthalte sollte dies aber schon über die Webseiten der deutschen Auslandsvertretungen des jeweiligen Landes lösbar sein.

5. Arbeitsrecht

Workation innerhalb der EU

Die nur vorübergehende Arbeit vom Ausland aus wird das anwendbare Arbeistrecht in der Regel nicht ändern gem. Art. 8 Abs. 2 S. 2 ROM I-VO. Wann genau sich ein Wechsel des anwendbaren Arbeitsrechts vollzieht hängt von der Dauer des Auslandsaufenthalts ab und ist auch in der juristischen Fachliteratur umstritten.

Bei einem Auslandsaufenthalt von bis zu 6 Monaten wird man noch davon ausgehen können, dass der Gerichtsstand in Deutschland verbleibt (vgl. Art. 21 Abs. 1 b), i) EuGVVO), wobei es auch hier keine starren zeitlichen Grenzen gibt.

Workation in einem Drittstaat

Bei Aufenthalt in einem Drittstaat kommt es darauf an, ob es zwischenstaatliche Abkommen über das anwendbare Recht und die gerichtliche Zuständigkeit gibt, die zu gesonderten Regelungen führen.

Mein Praxistipp: Da diese Fragen im Detail rechtlich sehr komplex sind, empfehle ich hier eine pragmatische Herangehensweise verbunden mit einer Risikoabwägung: Solche Fragen sollten deshalb am Besten in einer arbeitsrechtlichen Zusatzvereinbarung geregelt werden, die zuallererst den Interessen beider Parteien dient, bevor hier umfangreiche komplexe juristische Klauseln aufgesetzt werden. In solchen Fällen wird einer außergerichtlichen Streitbeilegung in der Regel immer der Vorzug zu geben sein, als ein Gerichtsverfahren einzuleiten.

6. Arbeitsrechtliche Zusatzvereinbarung

Wie Sie meinem bisherigen Beitrag sicher schon entnommen haben, empfehle ich das Aufsetzen einer arbeitsrechtlichen Zusatzvereinbarung in jedem Fall!

Zunächst schon deshalb, um eine Klarstellung hinsichtlich des anwendbaren Rechts und dem Gerichtstand aufzunehmen (wie zuvor beschrieben). Darüber hinaus empfehle ich auch, all das in der Vereinbarung zu regeln, was unklar für die Parteien ist. Denn die Rechtslage in Workation-Fällen ist oftmals komplex und auch schwer voraussagbar, weil es noch kaum Rechtsprechung in den verschiedenen Rechtsbereichen gibt.

Folgende Fragenstellungen bzw. Themen könnten (und sollten es teilweise auch) in solch einer Zusatzvereinbarung geregelt werden:

• Klarstellung der lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Rechtslage sowie Pflichten beider Parteien diesbezüglich
• Mitteilungspflichten des Arbeitnehmers (Wohnsitzverlagerung ins Ausland, Arbeitszeiterfassung)
• Rückkehrpflicht
• zeitliche Befristung der Vereinbarung
• Konkretisierung des Arbeitsortes und der Arbeitstätigkeiten im Ausland zur Vermeidung der Begründung einer Betriebsstätte im Ausland
• Klarstellung, dass es sich um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers handelt und die Workation im Ausland ausschließlich auf Wunsch des Arbeitnehmers erfolgt sowie damit verbunden eine Enthaftungsklausel für den Arbeitgeber
• Erweiterte Datenschutzklausel
• Vereinbarung hinsichtlich der Übernahme der Reisekosten zu besonderen betrieblichen Veranstaltungen und sonstige Regelungen zu Kostenübernahmen

7. Sie wollen Ihren Mitarbeitern eine Workation ermöglichen?

Wie in diesem Beitrag ausführlich beschrieben, ist eine arbeitsrechtliche Zusatzvereinbarung über die Gewährung einer Workation in jedem Fall ratsam. Wie diese konkret ausgestaltet sein soll, hängt jedoch von den individuellen Umständen in Ihrem Unternehmen ab.

Sie möchten hierzu beraten werden?

Schreiben Sie mir gerne eine E-Mail und geben mir bei Ihrer ersten Anfrage folgende Informationen mit:

• Auf wessen Wunsch/Initiative soll die Workation gewährt werden?
• Wie soll die Workation konkret ausgestaltet sein?
• Um welches Land geht es?
• Bitte senden Sie mir auch den aktuellen Arbeitsvertrag zu, der durch eine Zusatzvereinbarung ergänzt werden soll.
• Oder benötigen Sie eine allgemeine Mitarbeiterrichtlinie zur Workation?
• Schreiben Sie mir bitte auch alle Ihre zusätzlichen Fragen, die Sie im Rahmen der Beratung beantwortet haben möchten.

So kann ich Ihnen direkt ein auf Sie abgestimmtes Angebot zukommen lassen, welche Kosten für die Rechtsberatung entstehen werden.

Das sagen Mandanten über meine Arbeit.

8. Sie sind Steuerberater/in?

Sie sind als Steuerberater/in im Bereich des internationalen Steuerrechts tätig? Kontaktieren Sie mich gerne!

Um meine Mandanten optimal betreuen zu können, vernetze ich mich gerne mit Steuerberatern, die die steuerlichen Deklarationspflichten für meine Mandantschaft übernehmen können und Interesse an einem fachlichen Austausch haben.

Ich freue mich über Ihre Kontaktaufnahme!

Ihre Rechtsanwältin
Romy Graske