I. Digitalisierung, Arbeit 4.0 und „New Work“ machen es möglich

Immer mehr Menschen arbeiten von ihrem Home-Office in Deutschland aus für einen ausländischen Arbeitgeber. Was dank Digitalisierung und der zunehmenden Akzeptanz neuer Arbeitsformen in den Unternehmen („Arbeit 4.0“, „New Work“ oder „Remote Work“) zu einem Kinderspiel geworden ist, stellt den ausländischen Arbeitgeber und den deutschen Arbeitnehmer aber durchaus vor rechtliche Herausforderungen.

Dabei dürfen sich die in Deutschland lebenden Arbeitnehmer keinesfalls in der Fehlvorstellung zurücklehnen, der Arbeitgeber müsse sich um alles kümmern. Das Gegenteil ist der Fall: Auf beide Parteien, Arbeitgeber und Arbeitnehmer kommen wichtige Rechtspflichten zu, die zwingend vor Aufnahme der Home-Office Tätigkeit in Deutschland für einen ausländischen Arbeitgeber geklärt werden sollten.

II. Ein Beispiel aus meiner Beratungspraxis – Ausländischer Arbeitgeber in Spanien

Ich berate mittlerweile schwerpunktmäßig Arbeitnehmer, Expats aber auch Unternehmen zu Rechtsfragen rund um den internationalen Mitarbeitereinsatz. Anhand des folgenden Falles möchte ich Ihnen in der gebotenen Kürze die zu klärenden Rechtsfragen aufzeigen:

Ein deutscher Staatsangehöriger hat viele Jahre ausschließlich in Spanien gelebt und gearbeitet. Nun entscheidet sich der Arbeitnehmer zurück nach Deutschland kehren zu wollen. Der Arbeitnehmer begründet wieder einen Wohnsitz in Deutschland, aber der Arbeitsplatz beim ausländischen Arbeitgeber in Spanien bleibt bestehen. Der Mitarbeiter arbeitet fortan überwiegend vom Home-Office aus in Deutschland und reist nur gelegentlich nach Spanien.

III. Welche rechtlichen Konsequenzen ergeben sich hieraus für Arbeitnehmer und Arbeitgeber?

Beim grenzüberschreitenden Einsatz von Mitarbeitern ergeben sich folgende Rechtsfragen.

1. Aufenthaltsrecht

Ist der Mitarbeiter deutscher Staatsangehöriger, kann er ohne Weiteres in Deutschland wieder wohnen und arbeiten. Auch bei Staatsangehörigen aus Mitgliedsstaaten der Europäischen Union ist dies ohne Weiteres möglich.

Bei Drittstaatsangehörigen hingegen müsste ein Aufenthaltsrecht verbunden mit einer Arbeitserlaubnis über die deutsche Auslandsvertretung im Drittstaat beantragt werden.

2. Arbeitsrecht

Welches Arbeitsrecht kommt eigentlich zur Anwendung? Liegt der Arbeitsort (das Home-Office) ausschließlich in Deutschland, kommt grundsätzlich deutsches Arbeitsrecht zur Anwendung gemäß Art. 8 Abs. 2 ROM-I-VO. Allerdings können Arbeitgeber und Arbeitnehmer auch das spanische Recht wählen.

Die Frage ist hier vielmehr: Macht es Sinn, hier deutsches Arbeitsrecht zur Anwendung kommen zu lassen oder eher das spanische Recht zu wählen? Für Arbeitnehmer ist die Frage vor allem deshalb wichtig, um Gewissheit darüber zu erlangen, welche Arbeitnehmerschutzrechte für ihn gelten und auch welches Arbeitsgericht in welchem Land im Streitfall eigentlich zuständig wäre.

3. Steuerrecht

Der Mitarbeiter des spanischen Unternehmens wird fortan in Deutschland eingesetzt. Sobald er hier beispielsweise eine Wohnung anmietet, seinen Wohnsitz anmeldet und auch tatsächlich in Deutschland von seinem Home Office aus arbeitet, wird die unbeschränkte Steuerpflicht in Deutschland begründet. Das heißt, der Mitarbeiter muss die Einkommensteuer auf sein Arbeitseinkommen in Deutschland zahlen, nicht etwa in Spanien! Arbeitet der Mitarbeiter für einige Tage im Monat auch vor Ort beim Arbeitgeber in Spanien kann dies auch dazu führen, dass diese einzelnen Tage in Spanien versteuert werden müssen. In dem Fall müsste der Mitarbeiter eine Steuererklärung sowohl in Deutschland als auch in Spanien abgeben.

Welches Land in welchem Umfang das Besteuerungsrecht hat, hängt immer von den Umständen des individuellen Einzelfalles ab die sehr genau geprüft werden müssen – hier anhand des Doppelbesteuerungsabkommens Spanien – Deutschland. In jedem Fall sollte rechtzeitig vor der Aufnahme der Home-Office Tätigkeit in Deutschland geklärt werden,

• wo die Steuern abzuführen sind (Deutschland und/oder Spanien) und
• wer dazu verpflichtet ist, die Steuern zu zahlen (entweder der Arbeitgeber über das Lohnsteuerabzugsverfahren oder der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Steuererklärung).

Keinesfalls sollten sich Arbeitnehmer hier einfach blind auf ihren Arbeitgeber verlassen!

Der Arbeitnehmer ist zuallererst einmal primär dafür verantwortlich, seine Einkommensteuer auf sein erzieltes Einkommen abzuführen. Nur durch das Lohnsteuerabzugsverfahren in Deutschland werden Arbeitgeber mit Geschäftssitz in Deutschland primär in die Pflicht genommen. Das führt oftmals zu dem Irrglauben, Arbeitnehmer müssten sich um ihre steuerlichen Angelegenheiten nicht kümmern.

In Fällen der grenzüberschreitenden Tätigkeit bzw. des mobilen Arbeitens für einen ausländischen Arbeitgeber ist dieser Irrglaube gefährlich, denn nicht bzw. falsch abgeführte Steuern im falschen Land können eine Steuerhinterziehung darstellen!

In solchen Fällen ist es daher notwendig, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer in beiden Ländern steuerrechtlich absichern.

4. Sozialversicherungsrecht

In meinem Beratungsfall war klar, dass der Arbeitsort weit überwiegend in Deutschland liegt, nämlich im Home-Office des Mitarbeiters. Demzufolge muss der ausländische spanische Arbeitgeber für seinen Mitarbeiter Sozialversicherungsbeiträge in Deutschland abführen. Würde der Mitarbeiter aber zum Beispiel auch regelmäßig in Spanien arbeiten und hätte dort auch noch eine Wohnung kann sich schnell ein ganz anderes Ergebnis ergeben.

Aus diesem Grund ist eine sehr genaue individuelle Prüfung jedes Einzelfalles unabdingbar.

IV. Das grenzüberschreitende mobile Arbeiten – Keine „one-size-fits-all“-Lösung

Keinesfalls sollten Arbeitgeber das Home-Office nur deshalb verbieten, weil die rechtlichen Hürden als zu groß erscheinen. Dieser Blogbeitrag soll Arbeitgebern und Arbeitnehmern einen ersten groben Überblick geben, was die aufkommenden zu klärenden Rechtsfragen sind, wenn in Deutschland lebende Arbeitnehmer für einen ausländischen Arbeitgeber „remote“ arbeiten wollen.

Für Arbeitgeber habe ich bereits in diesem Blogbeitrag einmal beschrieben, welche Rechtsfragen im umgekehrten Fall zu klären sind, nämlich wenn inländische (in Deutschland sitzende) Arbeitgeber Mitarbeiter beschäftigen wollen, die vom Home Office im Ausland aus arbeiten.

Beim grenzüberschreitenden mobilen Arbeiten sind die dadurch aufkommenden Rechtsfragen im Detail zugegebenermaßen komplex und verwirrend. Bisher gibt es keine „one-size-fits-all“-Lösung. Die besondere Herausforderung besteht hier darin, die Rechtsfolgen in den verschiedenen Rechtsgebieten zu einer sinnvollen Gesamtlösung zusammenzubringen. Krankenkassen, die DVKA oder auch das Finanzamt können zu Einzelfragen Auskünfte erteilen, doch betrachten diese immer nur den für sie relevanten Bereich. Hier ist es aber wichtig nicht den Gesamtüberblick aus den Augen zu verlieren und die Auswirkungen in den verschiedenen Bereichen für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber. 

Ich habe mich deshalb auf dieses Thema spezialisiert und arbeite hierfür auch mit Steuerberatern zusammen, die Sie bei der Umsetzung aufkommender Deklarationspflichten unterschützen können.

Das sagen Mandanten über meine Beratungsleistung – Bewertungen auf anwalt.de.

Wenn Sie Unterstützung bei der Vorbereitung und Koordinierung zu den hier aufgeworfenen Fragen benötigen, kontaktieren Sie mich gerne jederzeit über das untenstehende Kontaktformular oder schreiben Sie mir eine E-Mail.

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